Datenschutzerklärung
Stand: [Datum]
Diese Erklärung beschreibt, welche Personendaten bei der Nutzung von Rapportstift (App unter rapportstift.ch) bearbeitet werden, wozu und wo. Sie richtet sich nach dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG).
1. Wer ist verantwortlich?
[Firmenname, Rechtsform], [Strasse Nr.], [PLZ Ort], Schweiz, [UID]. Kontakt für Datenschutz: hallo@rapportstift.ch.
Rapportstift hat zwei Rollen:
- Verantwortlich für die Daten der Nutzerinnen und Nutzer selbst: Konto, Anmeldung, Firmenzugehörigkeit, Nutzung der App.
- Auftragsbearbeiter für die Daten, die ein Betrieb in seinen Rapporten erfasst (Kunden, Adressen, Unterschriften, Fotos, Arbeitszeiten). Verantwortlich dafür ist der Betrieb. Die Einzelheiten regelt der Vertrag zur Auftragsbearbeitung.
2. Welche Daten?
Konto und Anmeldung
- E-Mail-Adresse, Anzeigename, Kürzel, Rolle im Betrieb (Inhaber, Büro, Technik).
- Anmeldecodes und -links: Wir verschicken sie per E-Mail; ein Passwort gibt es nicht.
- Technische Angaben beim Aufruf (IP-Adresse, Zeitpunkt, Browser) in den Protokollen der Hoster, kurzzeitig zur Sicherheit und Fehlersuche.
Rapporte (im Auftrag des Betriebs)
- Name, Adresse, E-Mail und UID des Kunden des Betriebs.
- Ausgeführte Arbeiten, Material, Arbeitszeiten und Namen der Mitarbeitenden.
- Unterschrift des Kunden als Bild, Name der unterschreibenden Person, Zeitpunkt.
- Fotos, die zum Rapport aufgenommen werden.
- Logo und Angaben des Betriebs für den Kopf des Rapports.
3. Wozu?
- Die App bereitstellen: Rapporte erfassen, unterschreiben lassen, als PDF erzeugen, sichern und im Team auswerten.
- Anmeldung und Sicherheit des Kontos.
- Kontakt und Support auf Anfrage.
- Abrechnung des Abos [sobald es kostenpflichtige Pläne gibt].
Wir verkaufen keine Daten, zeigen keine Werbung und erstellen keine Profile zu Werbezwecken.
4. Wo werden die Daten gespeichert?
- Auf dem Gerät: Rapporte entstehen zuerst auf dem Handy oder Tablet (Speicher des Browsers), damit die App auch ohne Empfang funktioniert. Das PDF wird auf dem Gerät erzeugt. Beim Abmelden werden hochgeladene Rapporte vom Gerät entfernt.
- In der Datenbank: Nach der Unterschrift werden Rapporte, Unterschriften und Fotos verschlüsselt übertragen und bei Supabase im Rechenzentrum in Zürich (Region eu-central-2) gespeichert.
5. Dienstleister und Bekanntgabe ins Ausland
| Dienst | Zweck | Ort der Bearbeitung |
|---|---|---|
| Supabase Inc. | Datenbank, Anmeldung, Dateispeicher | Speicherung in Zürich; Unternehmen in den USA [Grundlage für allfälligen Zugriff aus den USA prüfen] |
| Vercel Inc. | Auslieferung der App, Serverfunktionen | Funktionen in Frankfurt (DE); Unternehmen in den USA [Zertifizierung Swiss-U.S. Data Privacy Framework oder Standardvertragsklauseln prüfen] |
| Infomaniak Network SA | Versand der Anmelde-E-Mails, Domain | Schweiz |
| Bundesamt für Statistik (UID-Register) | Firmensuche beim Erfassen eines Kunden (nur der Suchbegriff) | Schweiz |
| Apple oder Google (Spracherkennung des Browsers) | Nur bei Nutzung der Funktion «Diktieren» | je nach Gerät, auch ausserhalb der Schweiz |
Deutschland liegt in einem Staat mit angemessenem Datenschutz (Anhang 1 Datenschutzverordnung). Bei Unternehmen in den USA stützen wir uns auf [Swiss-U.S. Data Privacy Framework / Standardvertragsklauseln].
Diktieren
Wer «Diktieren» antippt, nutzt die Spracherkennung des Browsers. Die Aufnahme geht dabei an den Hersteller des Browsers bzw. Geräts (Apple bei Safari, Google bei Chrome) und wird dort in Text umgewandelt. Rapportstift erhält nur den Text. Wer das nicht möchte, tippt den Text ein oder nutzt das Mikrofon der Tastatur des Geräts.
6. Wie lange?
- Konto: solange es besteht; nach Löschung des Kontos innert [30] Tagen gelöscht, ausser gesetzliche Pflichten verlangen mehr.
- Rapporte: solange der Betrieb sein Abo hat. Nach Vertragsende kann er während [30] Tagen alle Rapporte als CSV und PDF exportieren, danach werden sie gelöscht. Die Aufbewahrungspflicht für Geschäftsunterlagen (Art. 958f OR, 10 Jahre) liegt beim Betrieb.
- Protokolle der Hoster: [Dauer gemäss Anbieter einsetzen].
7. Sicherheit
Übertragung nur verschlüsselt (HTTPS). Zugriff in der Datenbank nach Firma und Rolle getrennt (Techniker sehen nur eigene Rapporte, sofern der Betrieb nichts anderes einstellt). Unterschriften und Fotos liegen in privaten Speichern. Unterschriebene Rapporte lassen sich nicht mehr ändern.
8. Ihre Rechte
Sie können Auskunft über Ihre Daten verlangen, falsche Daten berichtigen und Daten löschen lassen, soweit keine Pflicht zur Aufbewahrung besteht (Art. 25 ff. DSG). Geht es um Daten in Rapporten eines Betriebs, wenden Sie sich zuerst an diesen Betrieb; wir unterstützen ihn dabei. Anfragen an hallo@rapportstift.ch. Sie können sich zudem beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) beschweren.
9. Cookies und Speicher im Browser
Rapportstift setzt nur technisch nötige Cookies (Anmeldung, gewählte Firma) und nutzt den Speicher des Browsers für Rapporte und Fotos ohne Empfang. Es gibt keine Analyse- oder Werbe-Cookies.
10. Änderungen
Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die App oder das Recht ändert. Es gilt die hier veröffentlichte Fassung.